Haben Sie beim Thema Homeoffice alles sicher? In trockenen Tüchern? Rechtskonform? – Sicherheit im Homeoffice und beim Mobilen Arbeiten ist ein extrem wichtiges und dennoch häufig unterschätztes Thema. Eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk und der Schutz sensibler Daten muss auch hier gewährleistet bleiben.
Wichtig ist die Frage der richtigen Vorbereitung. Der Arbeitgeber kann und muss in Sachen Datenschutz und Datensicherheit durch die Bereitstellung der geeigneten Arbeitsmaterialien dazu beitragen. Über entsprechend geschützte Bereiche, Verschlüsselungen und Antivirensoftware können Laptop und Smartphone so eingerichtet werden, dass die Daten sicher sind und auch bleiben.
Auch der Mitarbeiter muss zwingend einiges beachten. Zwischen Homeoffice und Mobilem Arbeiten gibt es im folgenden Punkt keinen Unterschied: ausgedruckte Dokumente dürfen nicht in öffentlichen Papierkörben landen. Ebenso gilt für das Arbeiten in den heimischen Wänden, dass vertrauliche Angelegenheiten des Unternehmens in einem gesonderten Bereich geschützt sein müssen. Der Arbeitgeber kann nämlich nicht über den Zutritt für Dritte bestimmen. Zu vermeiden sind auch Telefongespräche in der Öffentlichkeit über betriebliche Inhalte. Für den Bildschirm muss zudem ein Sichtschutz gewährleistet sein, damit auch nicht von der Seite auf das Display geschaut werden kann. Das frühe Einsetzen des Bildschirmschoners kann zusätzliche Sicherheit bringen.
So gelingt Sicherheit im Homeoffice und beim Mobilen Arbeiten
Besonders zu beachten ist auch, dass Akten und Dokumente auf dem Weg von oder in`s Büro gestohlen oder verloren gehen können. Untersuchungen zum Thema Datensicherheit ergaben, dass die im Homeoffice genutzte private Internetverbindung tatsächlich oft noch über das vom Hersteller vorgegebene Passwort zugänglich ist. Eine weitere hat gezeigt, dass die gängigsten drei genutzten Passwörter „123456“, „password“ und „12345“ sind. Eine Aktualisierung bzw. Änderung tut hier Not und bietet deutlich mehr Sicherheit. Auch wenn der im Homeoffice genutzte Drucker über einen Speicher verfügt, ist zu bedenken, dass über diesen wichtige Daten auch im Nachhinein noch von Unbefugten abgerufen werden können.
Um all dies zu berücksichtigen und dafür zu sensibilisieren sollte eine geeignete Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden fester Bestandteil des Arbeitsvertrages sein und notfalls als Ergänzungsklausel eingefügt werden. Darin sollten dann auch die besonderen Voraussetzungen benannt sein, unter denen auch im Homeoffice Betriebsgeheimnisse und Datenschutz gewährleistet bleiben können. Eine entsprechende Schulung der Arbeitnehmer und deren Dokumentation sollte zur Rechtssicherheit beider Seiten Bestandteil dieser Vereinbarung sein.
Auf einen Blick die 5 wichtigsten Tipps des BSI
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